DEFTER TUTMA SORUMLULUĞU

1. Defter Tutma Sorumluluğu: Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Devlet harcamalarının karşılandığı, en büyük kaynak vergidir. Vergi para demektir. O halde kazanç elde eden bütün gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Devlet kişilerin vergi karşısındaki durumlarını, verginin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını işletmenin tuttuğu ticari defter ve belgelerden öğrenir ve takip edebilir.

Bu nedenledir ki Vergi Usul Kanunumuz içinde ticari defter ve belgeler önemli yer tutmaktadır. (171-242. maddeler arasındaki toplam 72 madde ticari defter ve belgeler ile ilgili düzenlemeleri kapsar.) Defter tutma olayını bir de defter tutan kişi yönünden ele alırsak; Ticari defterlerini ticari belgelere dayanarak yasaların istediği şekilde tutan bir işletme sahibi, defterde yer alan kayıtlara bakmak suretiyle:

 İşletmesinin kar-zarar durumunu öğrenir,
- Satacağı malların maliyet fiyatını, dolayısıyla satış fiyatını bilir,
- İşletmesi ile ilişkisi olan kişilerle, arasındaki borç alacak tutarlarının ne olduğunu öğrenir,
- Devletine ödeyeceği vergi tutarını bilir,
- İstatistiksel bilgi elde eder,
- Önceki dönemlerle içinde bulunduğu dönemi karşılaştırma imkanı bulabileceğinden işletmesinin verimini arttırıcı kararlar alır,
- Anlaşmazlık durumunda bu defter ve belgelerini ispat aracı olarak gerekli mercilere sunar.

2. Defter Tutacaklar: Kimlerin ticari defter tutmak zorunda olduğu VUK’ un 172. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre:

Ticaret ve sanat erbabı: Ticari kazanç elde eden gerçek kişi tacirlerdir.

Ticaret şirketleri: Gerçek ya da tüzel kişilerin bir araya gelerek TTK hükümleri çerçevesinde oluşturmuş oldukları ortaklıklar.

İktisadi kamu müesseseleri: Devlete, özel idarelere, belediyelere ve diğer kamu idare ve kuruluşlarına ait ve tabi olup faaliyetleri devamlı bulunan ticari, sınai ve zirai işletmeler.

Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler: Dernek ve vakıflara ait veya bağlı olan işletmeler.

Serbest meslek sahipleri: Ticari mahiyette olmayan işleri, bir işverene bağlı olmadan, kendi nam ve hesabına yapan, ilmi, mesleki bilgisi ile para kazanan kişilerdir.

Çiftçiler: Zirai faaliyetle uğraşanlar. Defter tutmak zorundadırlar.

3. Defter Tutmayacaklar: Yukarıda belirttiğimiz kişi ve kuruluşlardan, VUK ‘un 173. maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar ticari defter tutmak zorunda değillerdir. Bu şartlar kanunda şu şekilde sıralanmıştır.

Gelir vergisinden muaf olan esnaf: İşyeri açmadan, işçi çalıştırmadan, pazar takibi yapmadan, motorlu araç kullanmadan değeri yüksek olmayan malları kendi adına üreten ya da alıp satan kişiler gelir vergisinden muaf oldukları için ticari defter tutmazlar.

Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler: Gelir Vergisi Kanunumuzun 54. maddesinde belirtilen işletme büyüklüklerini aşmamış olan çiftçiler stopaj yoluyla vergilendirildikleri için ticari defter tutmazlar.

Gelir vergisi kanunumuza göre kazançları basit usulde tespit edilenler: Ticari kazançları basit usulde vergilendirilenler ticari defter tutmazlar. Basit usulde vergilendirilmek için Gelir vergisi kanunumuzun 47 ve 48. maddelerinde belirtilen genel ve özel şartları taşımak gerekir.

Kurumlar vergisinden muaf olan:
- İktisadi kamu müesseseleri
- Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler

Genel olarak kamu idare ve müesseseleri tarafından genel insan ve hayvan sağlığını koruma amaçlı, toplumsal amaçlı, eğitim amaçlı işletilen kurumlar, dernek ve vakıflara ait olup bakanlar kurulunca vergi muafiyeti tanınan vakıflar olup Kurumlar vergisi kanunumuzun 4. maddesinde detaylı olarak belirtilmiştir. Bu müessese ve işletmeler de ticari defter tutmazlar.

Yukarıdaki istisna hükümlerinin gelir veya kurumlar vergilerinden muaf olmakla beraber diğer vergilerden birine tabi olanlar bu muafiyetin dışındadır.

4. Tutulması Zorunlu Defterler: Tüccarlar defter tutma bakımından iki sınıfa ayrılmıştır. (VUK madde 176) Her sınıfın defter tutma şekli ve tutmuş olduğu defterler birbirinden farklıdır. Buna göre;

- Birinci sınıf tüccarlar Bilanço esasına göre,
- İkinci sınıf tüccarlar ise İşletme hesabı esasına göre defter tutarlar.

4.1. Birinci Sınıf Tacirin Tutması Gereken Defterler: Bilanço usulüne göre defter tutması gereken birinci sınıf tacirlerin kimler oldukları Vergi Usul Kanunumuzun 177. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre 2010 yılı için:

- Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan ve yıllık alımları tutarı, 120.000 TL veya satışlarının tutarı 170.000 TL yi aşanlar
- Birinci bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hasılatı 68.000 TL yi aşanlar
- 1 ve 2 numaralı bentlerde yazılı işlerin birlikte yapılması halinde 2 numaralı bentte yazılı iş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 120.000 TL’yi aşanlar
- Her türlü ticaret şirketleri (Adi şirketler iştigal nevileri yukarıdaki bentlerden hangisine giriyorsa o bent hükmüne tabidir.)
- Kurumlar Vergisine tabi olan diğer tüzel kişiler (Bunlardan işlerinin icabı bilanço esasına göre defter tutmalarına imkan veya lüzum görülmeyenlerin, işletme hesabına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilir.)
-Kendi istekleri ile bilânço esasına göre defter tutmayı tercih edenler

Birinci sınıf tüccar sayılıp bilanço esasına göre aşağıdaki defterleri tutarlar:
- Yevmiye defteri
- Büyük defter (Defteri kebir) 
- Envanter defteri

4.2. İkinci Sınıf Tacirlerin Tutması Gereken Defterler:

- 177. maddede yazılı olanların dışında kalanlar.
- Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca izin verilenler.
- Yeni işe başlayan tüccarlar iş hacimleri, yani alım satım ölçüleri belli oluncaya kadar

İkinci sınıf tacir sayılırlar. Ve İşletme hesabı esasına göre "İşletme Hesabı Defteri" adı verilen ticari defteri tutarlar. (VUK madde 178)

5. Serbest Meslek Erbabının Tutması Gereken Defterler (VUK madde 210): Serbest meslek sahiplerinin ticari mahiyette olmayan işleri, bir işverene bağlı olmadan, kendi nam ve hesabına yapan, ilmi, mesleki bilgisi ile para kazanan kişiler olduğunu daha önce belirtmiştik. Bu kişilerden; Gelir vergisi kanunumuzun 18 maddesinde belirtilen kişilerin (Yazar, çevirmen, heykeltıraş, ressam, bestekâr, mucit, bilimsel araştırma ve inceleme yapanlar gibi) kazançları gelir vergisine tabi olmadığı için ticari defter tutmalarına gerek yoktur.

Diğer serbest meslek sahipleri ise (GVK madde 66) kendi adına bir iş yeri açmış doktor, avukat, muhasebeci, mühendis, mimar gibi kişiler ise gelir ve giderlerini "serbest Meslek Kazanç Defteri" adı verilen ticari deftere işlerler.

Doktorlar diledikleri takdirde, serbest meslek kazanç defterindeki bilgileri protokol defterinde gösterirlerse ayrıca Serbest meslek kazanç defteri tutmayabilirler. Ayrıca noterlerin; kendi resmi defterleri vardır. Bu nedenle noterlerin ayrıca serbest meslek defteri tutmalarına gerek yoktur. Avukatlar da kazançlarını serbest meslek defterine kayıt eder. Ancak Avukatlık Kanununa göre avukatlık ortaklıkları; iş ve dava defteri, pay defteri, karar defteri, gelir gider defteri ve demirbaş defteri tutmak zorundadırlar.

6. Çiftçilerin Tutması Gereken Defterler: Gelir Vergisi Kanunumuzun 54. maddesinde belirtilen:

- İşletme büyüklüğünü aşan,
- Bir biçerdövere veya bu mahiyetteki bir motorlu araca sahip olan,
- On yaşına kadar ikiden fazla traktöre sahip olan çiftçiler gerçek usulde vergilendirilirler.

Dolayısıyla bu şartları taşıyan çiftçiler defter tutmak zorundadırlar. Bu şartları taşımayanların defter tutmasına ve beyanname vermelerine gerek yoktur. Defter tutması gereken çiftçi önceden bildirmek kaydıyla isterse bilânço esasına göre defter tutar (Yevmiye, Defter-i kebir, Envanter ve Bilânço defteri) İsterse de İşletme Hesabı Esasına göre “Çiftçi İşletme Defteri” adı verilen defteri tutar. Bilânço usulünü seçenler iki yıl geçmedikçe bu usulden dönemezler.